Un colega de la Unión compró hace poco un nuevo smartphone y se deprimió al descubrir que el manual de instrucciones constaba nada menos que de 220 páginas.

Temiendo la empinada curva de aprendizaje que se le ponía por delante, pidió a sus amigos que le echaran una mano. Y recibió este excelente consejo:

“Haz lo que hacen los niños. Pasa del manual; simplemente juega con el teléfono hasta que empiece a hacer lo que tú quieres que haga.”

De hecho, la aplicación más sencilla de la pantalla pronto permitió a mi colega hacer justo eso.

Los procesos de dinamización se han convertido en decisivos en nuestro mundo de hoy, tan saturado de información, así como en las organizaciones a la hora de tratar con la tecnología. Es tan complejo lo que diariamente nos llega que resulta un milagro que aprendamos o podamos llevar a cabo nada nuevo.

De cualquier forma, no debemos culpar a nadie por este estado de cosas. Y es que parece haber algo en el ser humano que nos hace querer complicarlo todo.

Pero esta tendencia a la complejidad a menudo puede resultar un problema. Nos ralentiza, nos roba productividad y efectividad. Nos retrasa porque nos distrae más que iluminarnos.

¿Realmente necesitamos diez páginas de procedimientos, con la aprobación escrita de cinco supervisores, para cada acción que pedimos a nuestros empleados que emprendan?

Claridad, sencillez, dinamización: a veces necesitamos recordarnos a nosotros mismos que mostrar estos rasgos es la manera inteligente de acometer una empresa. Muchos años atrás, los usuarios recibieron la llegada del PowerPoint de Microsoft como una forma simple y clara de comunicar conceptos clave en pocas y sencillas palabras. ¿Y qué ocurrió? Poco después ya estábamos todos saturando de largas narraciones, párrafos e ilustraciones cada centímetro disponible de cada presentación. Y con ello frustramos el propósito real de la aplicación.

Hazlo sencillo.

Claridad y dinamización se aplican a las tres principales áreas dentro de las operaciones que lleva a cabo tu organización: políticas, procedimientos operativos y comunicación. Se aplican incluso dentro de sofisticados campos científicos como el nuestro.

Allá donde sea posible, simplifica tus políticas. Dinamiza los procesos. Y, después, comunícalos, de manera simple y clara.

La tuberculosis no es excesivamente compleja: obtén una muestra. Analízala. Haz que el paciente vuelva para aplicarle un tratamiento. Tres actores son los que deben interactuar principalmente: el paciente, el laboratorio y el oficial médico. Tu trabajo: controlar su interacción de una manera sencilla. Recuerda: este triángulo posee una naturaleza de lo más simple, pero unos ángulos afilados.

¿Puedes aplicar esta forma de pensar a otras enfermedades y retos que quizá no sean tan sencillos? Así lo creo, pues en verdad la mayor parte del trabajo, una vez dividido en tareas más específicas, es bastante sencillo. Las soluciones sencillas nos rodean, solamente tenemos que saber buscarlas.

Mantén al empleado, paciente o participante (o cualquier tipo de destinatario) siempre muy en mente. Sí, el destinatario es capaz de extraer los cinco puntos principales de un documento de diez páginas. Pero ¿por qué hacerle pasar por todo ese esfuerzo? Cuando lo haces, has malgastado su tiempo, o le has dejado perturbado.

Tu paciente es la persona V.I.P. de tu organización. La Clínica Mayo en los Estados Unidos entiende esto muy bien. Todo su edificio fue diseñado para hacer frente al flujo de pacientes y trabajo.

La empresa Apple Computers también lo entiende. Un producto Apple te capacita a ti, el usuario, para hacerte sentir que controlas con seguridad tu aparato. Apple lo hace sencillo (desde el diseño hasta el manual de instrucciones, pasando por cada interacción con el cliente). Las organizaciones no son diferentes. Un viaje o plan de compra no debe ser tan complicado como para que tu gente no lo pueda realizar con facilidad.

Cuando llega el momento de comunicar, simplemente comunica, escribe y habla claramente. Cuando llega el momento de actuar, evita lo innecesario. ¿Qué es lo que añade valor a algo? Elimina lo que no lo haga.

Cuando llega el momento de diseñar procedimientos operativos, posibilita tan pocos puntos de contacto o interacciones como sea posible. ¿Acaso son de verdad necesarios cinco departamentos que firmen cada movimiento que lleve a cabo cada uno de los miembros de tu equipo?

Recuerda que la sencillez no significa hacer atajos o bajar el nivel. Más bien, todo consiste en hacer funcionar mejor las funciones principales, de manera más lógica y más efectiva.

De forma similar, la complejidad no es igual que la inteligencia. No seas como ese estudiante universitario que se siente obligado a escribir extensas redacciones, usando un lenguaje y expresiones complejas, para impresionar a su profesor. En la vida (como en la universidad) no ganas puntos extra por ser más extenso o más complicado.