¿Escuchó algo sobre el administrador sobrecargado de trabajo que configuró su sistema de correo electrónico para que respondiera automáticamente a todos los mensajes entrantes con este saludo?

“Por el momento no estoy en mi escritorio, pero no tenga dudas: su correo electrónico será eliminado en el mismo orden en que fue recibido”.

No sé si ésta es una historia verdadera, pero sí sé porqué hace reír a la gente. En algún momento, todos sentimos la misma necesidad: queremos que el diluvio diario de información simplemente desaparezca. En ocasiones, desearíamos poder presionar el botón “Eliminar todo”.

El administrador frustrado en esta historia no se dio cuenta de que en las organizaciones modernas, los correos electrónicos no son una interrupción. Ellos, junto con todas las otras formas de comunicación, son el corazón y la estructura de nuestro trabajo como administradores y líderes. Ya sea que nuestro objetivo sea impulsar el cambio, mejorar la eficiencia organizativa o simplemente manejar una empresa con eficiencia, comunicando es como establecemos la autoridad y el liderazgo administrativos.

El desafío que enfrentamos es doble: las comunicaciones administrativas modernas son una telaraña compleja e infinita que puede atraparnos y retrasarnos; y comunicarse efectivamente es una habilidad aprendida que muchos administradores necesitan desarrollar.

Para tomar incluso las decisiones más rutinarias, el administrador típico es prisionero de una aparentemente infinita red de comunicaciones que define el problema en cuestión y las posibles alternativas.

Los administradores son presionados constantemente de muchos lados con información y datos que demandan atención y respuestas.

En los viejos tiempos, el personal administraba el acceso a nosotros programando citas y seleccionando llamadas telefónicas. Hoy no solamente los informes fluyen constantemente, sino que cualquiera, superiores y subordinados; interesados clave como la OMS (Organización Mundial de la Salud), la Secretaría de Salud y los donantes; puntos de presión externos como la prensa, escritores de blogs e incluso el público en general, puede aparecer sin ser anunciado en nuestra oficina en cualquier momento de cualquier día, por correo electrónico.

Los administradores deben ahora analizar y procesar selectivamente toda esta información, y a su vez, aumentarla, mejorarla o reprocesarla para volver a distribuirla dentro y fuera de la organización. Por supuesto, hacer esto pone en movimiento una nueva cadena de comunicaciones y decisiones por parte de terceros.

Aquí tiene algunas formas de administrar mejor la telaraña de información y de mejorar la calidad y eficiencia de sus comunicaciones:

• Tome control del correo electrónico reservando momentos específicos del día para revisarlo, en lugar de revisarlos ad hoc durante todo el día. Dé prioridad a cada correo electrónico con respecto a si su respuesta debe ser rápida, meditada o diferida y programe su tiempo de respuesta en consecuencia.

• Seleccione el mejor método para comunicar su mensaje. Los memorandos, informes, conferencias, conversaciones telefónicas y encuentros informales son todos apropiados para una situación u otra. Elija equilibrando eficiencia (velocidad) y efectividad (logrando el resultado deseado).

• Comprenda quién es su audiencia, su relación con ella y el resultado que pretende obtener de cada comunicación. Planifique, piense y prepare de acuerdo a esto antes de escribir o hablar.

• Identifique cualquier barrera a la comunicación. ¿Hay diferencias de idioma o culturales a considerar? ¿Comparte su audiencia niveles de conciencia, competencia y antecedentes técnicos? ¿Tiene su audiencia suposiciones o concepciones que pueden diferir de las suyas o de las de sus compañeros?

• Utilice un lenguaje sencillo. Las frases o el lenguaje complejo o engorroso no lo hacen parecer inteligente: oscurecen el significado de lo que quiere decir.

Como puede ver, la comunicación puede impulsarnos hacia adelante o retenernos. No es coincidencia que la comunicación sea un elemento central de muchos de los cursos de IMDP del sindicato, incluyendo Equipos Líderes de Administración, Finanzas y Logística Administrativas y Cómo Influir en el Trabajo en Red y la Colaboración. Le invito a considerar inscribirse o inscribir a un administrador clave en uno de estos valiosos programas de este año.

La comunicación con los medios masivos y el público implica un conjunto de habilidades aún más amplio. Hemos presentado recientemente un nuevo curso IMDP sobre esto, y será impartido la próxima vez en mayo. Abordaré este tema de manera más completa en una columna futura.

La oficina del administrador moderno actúa como un centro nervioso, donde la información es recibida, procesada, integrada, analizada y distribuida. Mantenga su centro nervioso funcionando con la máxima eficiencia puliendo sus habilidades de comunicación.