A un director ejecutivo, muy cínico y con sentido del humor, se le pidió en cierta ocasión que definiera el término “presupuestar” a su equipo de dirección. “Presupuestar”, dijo mientras se ponía en pie, “es pagar a gente por mentir”.

Es posible que esta definición nos haga reír, pero quizá también nos haga preguntarnos por un momento si ese director ejecutivo estaba bromeando o no.

Demasiado a menudo los altos directivos y los líderes ven la elaboración de presupuestos  como un mal necesario. Es posible que lo consideren un proceso abstracto consistente en ensamblar números y proyecciones, un proceso que se vuelve insignificante tan pronto como el año fiscal comienza y la “vida real” empieza a desplegarse ante ellos. Tienden a delegar buena parte de este proceso a  gente de números.

Pero obrar así hace que se pierda el propósito real de un presupuesto. Los verdaderos líderes saben ver en su elaboración la herramienta de gestión tan valiosa que es.

Si concibes el presupuesto como una forma de organizar las cuentas para satisfacer a los auditores y a la junta directiva, siempre puedes cedérselo al personal de contabilidad acompañado de ciertas instrucciones.

Pero si empiezas a considerar la elaboración de un presupuesto como sinónimo de “proyección”, “planificación” o “gestión”, empezarás a comprender la gran importancia de este importante proceso.

Desafortunadamente, muchos líderes coinciden conmigo hasta este punto, incluso lo comprenden. Pero a partir de aquí caen en un error de concepción. Se resisten a involucrarse completamente en la elaboración de presupuestos, creyendo erróneamente  que el proceso de aprendizaje es demasiado escarpado.  Creen que serán incapaces de participar de forma significativa hasta que dominen las técnicas contables y su arcano lenguaje.

Puedo asegurarte que esto no es así. Las reglas básicas de la elaboración de presupuestos se pueden aprender por casi todo aquél que ha conseguido alcanzar el nivel de alto directivo y posee además un conocimiento mínimo de software administrativo, como por ejemplo Excel.

Bien vale la pena emprender este modesto proceso de aprendizaje. La elaboración de presupuestos se ha descrito como uno de los pasos cruciales en el proceso de transición que supone poner en marcha una empresa y gestionarla.

Definido de una forma sencilla, el presupuesto es la herramienta de planificación que identifica los recursos financieros necesarios para conseguir los objetivos de un programa, y muestra a la organización un modo de lograr esos objetivos. Desde ahí, el presupuesto guía las operaciones en marcha diarias, proporciona información efectiva sobre el progreso y el éxito a la hora de lograr esos objetivos y dice a la organización cómo (y hasta qué punto) expandir servicios en el futuro.

Nada es más efectivo para lograr y mantener la atención que unos números que reflejen cuánto tenemos en la cuenta bancaria. Los presupuestos ayudan a las organizaciones a centrarse en estrategias a corto y a largo plazo, ya que éstas generalmente están ligadas a la situación financiera de la organización.

Una vez terminado, el presupuesto se convierte no sólo en el anteproyecto de una hoja de ruta para la realización eficiente de operaciones, sino en el mecanismo para la planificación financiera, gestión e información, supervisión de gastos y controles de mantenimiento, así como para la gestión de múltiples procesos y personas. Es el lenguaje que emplea la organización para decirle a sus colaboradores (contribuyentes, gobiernos, el público en general) lo que hace y hasta qué punto es eficiente. Presupuestar es una herramienta que maximiza los resultados de estos procesos y permite al líder involucrarse en ellos más ampliamente.

En los últimos tres párrafos he descrito qué significa presupuestar. Curiosamente, muchas de mis palabras podrían servir como descripción del trabajo del alto directivo y como criterios para evaluar su labor.

A menos que desarrolles una fluidez y una comodidad a la hora de presupuestar, no podrás maximizar tu habilidad para guiar, gestionar y liderar tu programa. Nunca maximizarás tu propia efectividad. Puedes delegar los aspectos contables pero al mismo tiempo debes ser un participante activo en todos los aspectos del desarrollo, implantación y gestión del presupuesto.

Presupuestar = Planificación = Entendimiento = Gestión = Maximización de resultados