El doctor, mientras hacía una de sus rondas en la clínica de demencia geriátrica, preguntó al primer paciente: “¿Cuánto es tres veces tres?” El hombre respondió: “59”. El doctor repitió la pregunta al segundo paciente que respondió: “jueves”. Impertérrito, el facultativo preguntó al siguiente paciente: “¿Cuánto es tres veces tres?” “Nueve” fue la respuesta. “Bien”, dijo el doctor. “¿Cómo has conseguido ese resultado?”

“Muy fácil… a jueves le resté 59”. 

Hay muchas maneras de llegar a una respuesta “correcta”, pero algunas de ellas no son aceptables y incluso pueden destruir tu credibilidad. Tal es el caso, a veces, cuando llegamos al crítico paso final de un programa: la evaluación.

Las evaluaciones que no son rigurosas, ni integradas dentro del proceso completo, desde sus etapas iniciales de la planificación en adelante, ni conducidas con profesionalidad son vistas con desconfianza por los colaboradores. Y si esos colaboradores resultan ser además patrocinadores o ministerios, tu próximo proyecto, o tú mismo, corréis el riesgo de quedaros fuera del negocio.

Por lo general, cuando encontramos el término “evaluación” éste siempre viene precedido por la frase “Monitorización y…” Esto subraya la crucial conexión entre la recolección de datos y la evaluación.

Pero esto también puede, si no tenemos cuidado, llevarnos sin darnos cuenta a relegar la evaluación a una posición secundaria o periférica. La evaluación es un proceso y un componente en sí mismo, no algo agregado al final. 

Conocí a una jefe de proyecto (afortunadamente en el campo de los negocios, no en el de la salud pública) a la que se le pidió con poca antelación que preparara un informe que valorara los logros del trimestre.  “Midamos los resultados de nuestra actividad, veamos en qué áreas  lo hicimos mejor y digamos al cliente que esas áreas fueron nuestra prioridad todo el tiempo”, le dijo a su equipo esta jefe de proyecto. El esquema funcionó, una vez.

El cliente empezó el trimestre siguiente pidiendo por anticipado una lista escrita de prioridades y notificando que iba a revisarse la contabilidad. La evaluación de un programa tiene dos funciones importantes: te dice a ti y a tus colaboradores si habéis marcado la diferencia, y proporciona información y guía que ayude a mejorar la consecución de vuestro próximo proyecto.

No es posible, ni tampoco inteligente o aceptable, esquivar, improvisar o, incluso, dejar incompleta la evaluación. Un buen plan de evaluación es: diseñado durante las primeras etapas de planificación del proyecto; desarrollado con la información o los consejos facilitados por los colaboradores; objetivo y basado en datos cuantificables; específico;  enfocado en los resultados y relevante para generar una “imagen de conjunto” de la misión de tu organización.

Obtener información de los colaboradores ayuda a clarificar las expectativas antes de que dé comienzo el trabajo. No basta con acordar con el patrocinador que tú harás A, B o C. Debes asegurarte de que ambos estáis también de acuerdo en la razón por la que estáis realizando esas actividades, qué significado tiene hacerlas bien y cómo sabrás, una vez completado el proyecto, que lo has llevado a buen puerto.

Si tu objetivo es mejorar los índices de eficacia y curación de un programa DOTS pero tu patrocinador está igualmente preocupado en incrementar la cantidad de pacientes a los que llegáis, una evaluación revelará esta discrepancia a tiempo de resolverla.

La evaluación puede detectar áreas problemáticas y sugerir correcciones durante el transcurso de un proyecto ya en marcha. Puede tener lugar, mediante el uso de diferentes tecnologías si hace falta, a lo largo de las múltiples etapas del proyecto.

No es un proceso retrospectivo que deba ser puesto en práctica cuando ya es demasiado tarde para salvar el proyecto. Determinar el éxito del proyecto con medidas subjetivas o generales, más que con mediciones específicas y basadas en datos, es otro error importante. Sí, es posible que sepas con seguridad si has dispensado más medicamentos de los necesarios, también puedes tener la certeza de que “los pacientes tienen mejor salud últimamente”.

Pero sin los datos a mano, estás negando a tu organización la posibilidad de verificar y validar esos resultados de forma independiente, lo cual es esencial para preservar su credibilidad. Las mediciones financieras también pueden ser parte del proceso de evaluación. Sí, has marcado la diferencia. ¿Pero lo has hecho a un coste razonable? Por último, una buena evaluación se centra en los resultados y metas a largo plazo.

Es útil para medir el volumen de actividad (pacientes tratados, casos detectados, etc.) pero al final es más importante fijarse en los índices de curación y salud de la población en general.

En algunos programas, como el del  tratamiento y prevención del VIH, debemos también idear mediciones que estén basadas en el comportamiento del paciente. Las evaluaciones son una herramienta tremendamente útil. Informan de tus logros y te guían para tener incluso más éxito en el siguiente programa. Trátalas con rigor y tu organización