¿Qué significa para usted la rendir cuentas? Muchas personas responderían: “Hacerme responsable de mis propias palabras y actos, y de aquellos de mi equipo”. Si bien técnicamente eso es verdad, el rendir cuentas en un contexto de organización tiene un significado más profundo, en especial para los líderes.

En el proceso de comprender el rendir cuentas, evitemos los errores de un chofer de autobús ansioso pero joven en su primer día de trabajo. “Es responsable de devolver este vehículo intacto al depósito”, se le llama la atención con severidad. Temeroso de cometer algún error, elige concentrarse por completo en manejar con seguridad, incluso si eso significa hacer caso omiso del despachador, de las preguntas de los pasajeros y de la complicada y distractor a tarea de cobrar el boleto. Cuando es confrontado por un supervisor furioso al final del día, el chofer novato protesta: “Pero yo hice lo que usted me dijo”.

La rendir cuentas es un concepto amplio. Somos responsables por la integridad, la reputación y el valor de nuestra organización en todos los aspectos: No sólo el autobús mismo, sino por todo y a todos los que afecta. Ésta es una gran responsabilidad, especialmente cuando se supervisan presupuestos importantes. No obstante, en mi experiencia, la mayoría de los líderes pueden cumplirla si se concentran en dos áreas críticas: el mantenimiento de registros financieros y los estándares éticos.

Existen pocas formas mejores de ganar la confianza de los interesados que con declaraciones financieras precisas y completas con la documentación adecuada, registros escritos y declaraciones verbales. Los líderes deben exigir lo siguiente:

• Todos los antecedentes financieros incluidos el tiempo de trabajo, el viaje, los materiales y otros gastos estén precisa y completamente registrados.
• Los fondos del programa se utilicen sólo para los propósitos que pueden divulgarse abiertamente.
• Los administradores garanticen el mantenimiento seguro de registros y se comprometan con la transparencia en el gasto de los fondos públicos.

Los administradores, para permanecer vigilantes a la hora de cumplir con las obligaciones con los clientes y el público, deben hacer lo siguiente:

• Hacer o aprobar pagos sólo para fines autorizados y especificados.
• Asegurarse de que todos los costos y las declaraciones de precios estén completos, sean precisos y estén actualizados cuando se negocian los contratos.
• Seguir los Principios Contables Generalmente Aceptados (Generally Accepted Accounting Principles, GAAP).
• Encargarse de que los registros financieros sean auditados anualmente por un auditor externo independiente.

Es inherente la existencia de algún riesgo cada vez que desembolsamos grandes cantidades de dinero en un programa a nivel nacional. El líder que rinde cuentas sistemáticamente identificará cualquier riesgo de ética o integridad que pudiera amenazar al programa y tomará las medidas profilácticas para abordar el riesgo a la reputación. Estos pueden incluir lo siguiente:

• Desarrollar estándares o un “Código de ética”, y revisarlo y renovarlo periódicamente para garantizar que sus principios están completamente integrados en la cultura de organización, que se utilizan de manera habitual en la toma de decisiones y que son relevantes durante los tiempos de cambio.
• Crear conciencia: Los líderes deben contar la historia del nacimiento y crecimiento de la organización. Mientras las memorias y los protagonistas todavía están accesibles, registre las historias y memorias de los primeros triunfos y desafíos de la organización. Esta herramienta le permitirá a la organización culturizar al futuro nuevo personal y continuar formando la cultura de organización. Esto es clave para establecer una base para implementar códigos de ética e integridad.
• Actuar: Tome una posición prominente y global contra la corrupción. Al hacerlo, los administradores del programa pueden atacar la mala administración y las fallas en el rendir cuentas que conducen a las prácticas corruptas. Cuando la agenda de un programa incluye expectativas sobre la toma de decisiones éticas, los interesados, tanto internos como externos, reconocen completamente las expectativas que rodean su comportamiento.

Finalmente, el rendir cuentas exige que nos pongamos de pie como líderes. Desarrolle un marco de rendir cuentas para que todos en su organización reconozcan los problemas de integridad comercial a medida que surjan y puedan tomar las medidas adecuadas con confianza.